Le repérage

Spécificités cantonales

Le repérage est une phase préalable qui consiste simplement à se renseigner sur la situation de la PPE par rapport au cadre légal. Il est important d’informer la communauté de propriétaires à cette étape déjà, et de souligner qu’elle n’engage à rien. C’est le premier pas. Celui qui permet de mieux identifier les éventuels besoins, les risques et les opportunités d’une RE, sans engagement immédiat.

Comprendre le fonctionnement de sa copropriété

➜ Connaître les rôles et comprendre l’organisation de la PPE est essentiel pour pouvoir faire usage de ses droits. Pour faciliter le lien avec l’administrateur, notamment lors du projet de RE, mais aussi pour la gestion des affaires courantes et la bonne diffusion des informations, créer un comité de gestion composé de copropriétaires motivés peut être une solution.

S’informer sur ce qui a déjà été fait

➜ Contacter l’administrateur pour avoir accès aux données concernant la consommation énergétique et l’état du bien (diagnostic énergétique préalablement réalisé). C’est aussi à lui qu’il faut s’adresser pour savoir si la PPE est dotée ou non d’un Règlement d’administration et d’utilisation (RAU) et d’un fonds de rénovation.

Prendre connaissance des obligations légales

➜ Se familiariser avec les obligations légales et les processus décisionnels, qui diffèrent selon la nature des travaux. Quand l’ensemble des copropriétaires est au clair sur la situation de l’immeuble par rapport aux exigences légales, le dialogue et la prise de décision au sein de la communauté de copropriétaires sont souvent facilités.

FOCUS : Le règlement d’administration et d’utilisation (RAU)

Bien qu’il ne soit pas obligatoire, le RAU constitue un document extrêmement précieux pour le bon fonctionnement d’une PPE.

Il fixe les droits et devoirs des propriétaires, ainsi que le rôle de l’assemblée des copropriétaires et de l’administrateur, en tenant compte des intérêts de chaque propriétaire et de ceux de la communauté qu’ils forment. En somme, il définit tout ce qui est permis et ce qui ne l’est pas, et précise la situation juridique de chacun.

Plus les formulations sont claires et précises, plus le risque de conflit pour cause de mauvaise interprétation est réduit ! Bien le lire permet de connaître ses droits et devoirs, ce qui est toujours un avantage dans la recherche commune d’une bonne cohabitation sur le long terme.

En pratique, un RAU répond notamment aux questions suivantes :

Quelles parties sont communes et quelles parties sont privées ? Une liste complète, précise et à jour peut éviter de nombreux conflits.
Quels sont les droits et les obligations des copropriétaires concernant les parties communes et exclusives ?
Quelle est la fonction de l’AG des copropriétaires ?
Quelles sont les compétences données à l’administrateur ?
Comment les différents frais sont-ils répartis ? Généralement, c’est au millième, en pourcentage de la part de chaque copropriétaire, mais d’autres clés de répartition sont possibles.
Quelle majorité s’applique pour certaines décisions, dont les travaux de rénovation ?
Quels sont les usages prévus et autorisés dans les différentes parties communes ?
Existe-t-il des usages privatifs de certaines parties communes (extérieur, places de parc) et comment sont-elles gérées ?
Un fonds de rénovation a-t-il été constitué ? Comment est-il alimenté et utilisé ?

Lorsque la PPE ne dispose pas d’un tel règlement, chaque copropriétaire peut exiger qu’un RAU soit établi et mentionné au Registre foncier. Il doit toutefois être adopté à la double majorité (des copropriétaires et des quotes-parts).

Parole à un administrateur: L’importance d’un RAU

Depuis des années, notre PPE fonctionnait sans RAU. Au fil du temps, le besoin d’en créer un pour faciliter la gestion de la copropriété s’est confirmé. Notre administrateur a proposé lors d’une AG d’en constituer un, en mettant en avant les arguments suivants :

Le RAU permet de formaliser des procédures en cas de situations d’urgence, notamment dans des scénarios impliquant des travaux imprévus ou des urgences techniques ;
Il clarifie et précise la gestion des ressources financières pour parer aux imprévus et répartit clairement les responsabilités de chacun et les actions à entreprendre en cas de sinistre ;
Il améliore la communication entre les copropriétaires et avec l’administrateur, lors de décisions urgentes à prendre ou d’une planification financière.

Nous avons pu expérimenter la plus-value de la décision de s’être doté d’un RAU, lorsque notre PPE a dû réaliser une intervention urgente sur le système de chauffage partiellement endommagé. Grâce à des lignes directrices claires, l’administrateur a pu obtenir rapidement l’accord des copropriétaires sur l’action à entreprendre, sans avoir à convoquer une AG. Il a ainsi pu agir dans les délais pour réparer la panne et éviter des coûts supplémentaires. Le règlement a aussi facilité la gestion des décisions de maintenance et d’urgence, notamment lors des travaux importants de rénovation, en établissant des processus clairs pour le choix des entreprises et la validation des devis.

Se renseigner sur les acteurs et les subventions

➜ Explorer la myriade d’acteurs pour repérer les bons partenaires régionaux à contacter, ainsi que les subventions proposées par les programmes cantonaux et ceux de certaines Communes. Avoir une bonne représentation des acteurs en présence aide à aborder le thème de la RE sereinement.

➜ Renseignez-vous sur les subventions éventuellement offertes par votre Commune via le site francsenergie.ch. Vous pouvez également vous adresser au guichet ou à l’office de l’énergie de la commune sur laquelle se situe le bâtiment. Les contacts figurent en général sur le site Internet de l’Administration communale.

BON A SAVOIR

Attention à l’ordre des choses

Pour obtenir une subvention, il ne suffit pas de la demander. Différentes démarches doivent être faites, et dans l’ordre, sous peine de ne pas recevoir la subvention demandée. Il est important de se renseigner sur les critères et les modalités fixées au niveau cantonal.

De manière générale, veillez à :

Effectuer les demandes de subventions avant le début des travaux ou de la prestation
Fournir des dossiers complets. Ils doivent contenir l’ensemble des pièces demandées
Réaliser des travaux conformes à l’autorisation de construire
Envoyer des factures qui correspondent au projet réalisé.

Informer les copropriétaires sur la question

➜ Mettre le point à l’ordre du jour de la prochaine AG, pour informer les copropriétaires sur les enjeux de la RE du bâtiment et proposer de créer un groupe de réflexion au sein de la PPE, en soutien au comité de gestion, s’il en existe un. Une idée est d’inviter un copropriétaire d’une autre PPE lors d’une réunion, pour qu’il partage son expérience et apporte du concret dans l’exposé des enjeux et des avantages. Il est préférable, si les ordres du jour sont bien chargés, d’organiser une AG extraordinaire plus courte, spécifiquement pour le projet, afin de pouvoir prendre le temps nécessaire pour informer correctement les copropriétaires et répondre à leurs questions

Parole à une PPE : Être membre d’un comité de gestion

Mon mari et moi-même avons investi notre patrimoine dans l’achat d’un appartement en PPE dans le canton de Genève.

Cet appartement constituant le principal héritage pour nos enfants, nous souhaitions nous assurer que l’immeuble allait être bien entretenu et avons proposé de rejoindre le comité de gestion de notre PPE. Voici notre retour d’expérience.

Être membre d’un comité de gestion ne s’improvise pas, mais personne ne nous a vraiment préparés, ni expliqué en quoi cela consistait… Nous avons donc progressé à tâtons et découvert, sur le terrain et au fil de temps, ce que cela impliquait et la manière d’interagir de manière constructive avec notre administrateur.
S’investir dans un comité de gestion nécessite plus de temps que nous ne l’avions imaginé, car cela va au-delà d’un simple rôle de représentation : il s’agit également de faire la courroie de transmission entre les copropriétaires et l’administrateur et d’assister ce dernier dans la gestion de dossiers un peu plus complexes, comme un projet de RE.
Un comité de gestion qui fonctionne bien permet de gagner en efficacité et en réactivité, car les attentes des copropriétaires peuvent être remontées de manière structurée et régulière à l’administrateur, sans avoir à attendre l’AG annuelle. Il n’y a pas de recette toute faite pour qu’un comité de gestion soit utile et fonctionnel, mais plusieurs éléments peuvent être mis en place afin d’éviter certains écueils et dysfonctionnements.
Il nous paraît fondamental qu’une PPE ayant une certaine taille (au-delà de dix copropriétaires) ait un comité de gestion, pour que celui-ci puisse relayer le point de vue de la communauté de copropriétaires de manière plus régulière et structurée. Il nous semble aussi important de privilégier les copropriétaires résidents, qui « vivent la PPE » au quotidien et qui ont suffisamment de temps à consacrer à la tâche.
Les rôles et responsabilités des membres d’un comité de gestion ainsi que le fonctionnement entre les parties de « l’écosystème PPE » doivent être clairement énoncés et consignés dans un document, afin que les membres puissent rapidement s’approprier leur fonction.
L’existence d’un comité de gestion permet de « débroussailler » les problèmes ou sujets à traiter en AG ; cela évite ainsi que ces sujets complexes ne soient ouverts en plénum sans préparation préalable.
La formation des membres d’un comité de gestion aux bases de fonctionnement des PPE est importante pour qu’il soit un réel appui pour l’administrateur et serve, in fine, à l’intérêt général de la copropriété.

Point d’attention pour les copropriétaires bailleurs

➜ Si vous louez un ou plusieurs de vos logements de la PPE, renseignez-vous sur les règles applicables aux logements loués dans votre canton. Selon la nature des travaux et la situation de l’immeuble, des dispositions particulières peuvent s’appliquer en matière d’information et de consultation des locataires, d’autorisation des travaux ou encore de loyer.

➜ Associez suffisamment tôt le gestionnaire de vos logements loués (par exemple une régie). Celui-ci peut apporter une vision concrète des conséquences du projet pour le logement loué : relations avec les locataires, contraintes liées au droit du bail¹, éventuelles obligations cantonales, organisation des travaux en présence des occupants ou incidences sur le loyer.

➜ Anticipez ces éventuelles démarches dans la planification du projet. Une bonne coordination entre les copropriétaires, les organes de la PPE et les professionnels chargés de la gestion des logements loués permet d’identifier suffisamment tôt les enjeux et d’éviter que certaines décisions prises au niveau de la PPE n’entraînent par la suite des difficultés pour l’ensemble de la copropriété ou des démarches supplémentaires pour les copropriétaires bailleurs.

Se référer au Code des obligations (CO), Art. 260 et 269a ainsi qu’à l’Ordonnance sur le bail à loyer et le bail à ferme d’habitations et de locaux commerciaux (OBLF), Art. 14 ↩︎

Étape 1 - Avant toute chose Le diagnostic