Les travaux

Dès que les décisions d’octroi des subventions sont reçues, le financement bouclé, les autorisations nécessaires obtenues et les mandataires choisis, le coup d’envoi des travaux peut être donné.

À cette étape, plus grand-chose ne se décide, mais tout est à suivre : prestations des entreprises, conformité aux attentes, respect du calendrier. Le représentant du MO, soit l’administrateur le plus souvent, et/ou la Direction des travaux ont un rôle crucial à jouer.

Il faut s’assurer de la bonne coordination des entreprises, de la qualité de leur travail et de l’absence de vices cachés. Pour être en position de résoudre rapidement les problèmes éventuels et d’assurer que le projet progresse conformément aux plans établis, une présence régulière sur le chantier, un suivi des prestations et une bonne communication entre les parties prenantes sont nécessaires.

Documenter l’état avant et après les travaux

➜ Réaliser une documentation photographique « avant-après » pour les projets de rénovation importants. Il est judicieux de constituer de tels dossiers documenter car l’administration fiscale peut vous demander de justifier et de différencier les travaux d’entretien (ayant pour but de maintenir la valeur du bien) de ceux ayant apporté une plus-value à l’immeuble. En outre, dans de nombreux cas, une telle documentation est également exigée dans le dossier de demande de subvention.

Assurer la représentation de la copropriété aux réunions de chantier

➜ Désigner une personne (copropriétaire désigné ou membre du comité de gestion) pour représenter l’Assemblée des copropriétaires aux réunions de chantier. Cela garantit une communication transparente sur les décisions prises et facilite la gestion collective du projet, en facilitant l’implication des habitants et une appropriation collective du projet.

Recueillir les avis et propositions des copropriétaires

➜ Inviter l’ensemble des copropriétaires à faire remonter leurs avis et propositions. Cette démarche favorise une communication fluide et une collaboration active tout au long des travaux, ce qui permet de prendre en compte les besoins et attentes de chacune et chacun. De nouveau, l’accompagnement par un AMU, l’existence d’un comité de gestion et l’utilisation d’une plateforme informatique, sont de réels atouts pour centraliser les demandes et les faire remonter au MO, soit le plus souvent à l’administrateur.

Définir clairement les rôles et responsabilités

➜ Veiller à ce que les personnes impliquées dans le projet, y compris les entreprises et les représentants de la copropriété, aient une compréhension claire de leurs rôles et responsabilités.

➜ Mandater un AMO pour le suivi de chantier, si le projet a été mené sans jusque-là, peut également garantir une coordination optimale, minimiser les malentendus et fluidifier la communication entre les acteurs.

➜ Si le projet est suivi par une AMU, elle pourra aussi faciliter le dialogue et soutenir l’AMO dans la clarification des rôles et responsabilités

Contrôler que les travaux correspondent au devis et à la facturation

➜ Conformité des travaux. Vérifier que les travaux réalisés correspondent aux prestations prévues dans les devis et les contrats. Des contrôles doivent être planifiés aux étapes clés du chantier, notamment avant que certains éléments, tels que l’isolation, les matériaux utilisés ou les installations techniques, ne soient recouverts et ne puissent plus être inspectés. Les éventuels écarts doivent être identifiés et corrigés au moment opportun.

➜ Conformité des factures. Vérifier que les factures correspondent aux prestations effectivement réalisées et à l’avancement réel des travaux.